前回は、弊社の北海道ビジネスEXPO2023の出展経験に基づき『人が集まる展示ブースの特徴』をご紹介しました。今回は『人を引き寄せる展示ブース戦略』の大事なポイントを3つに絞ってご紹介します。

展示ブース戦略　3つのポイント

1. 展示に必要なアイテムをリストアップする
2. 展示物の制作には余裕を持つようにする
3. ブースが完成したら遠くから見て確認する

①展示に必要なアイテムをリストアップする

はじめに、展示に必要なアイテムを把握します。

主な展示物として自社商品が考えられますが、商品のパンフレット、来場者へのノベルティ、ブースに設置する照明や什器など、必要なアイテムは意外と多くあります。

新たにバナーを制作する場合などは、イベント当日に間に合うように準備時間も計算に入れる必要があります。
メモなどを使用して何がどれくらい必要なのかをリストアップしましょう。

リーグラフィでは、タスク管理、Todoリストとして使用できるクラウド型ツール「Notion」のリスト機能を活用して必要なアイテムを書き出し、それらを「制作物」「必要な備品」「社内確認」などのカテゴリに分類しました。

これにより展示に必要なアイテムが明確になり、準備が完了したアイテムは「完了」カテゴリに移します。
これらを社内で共有することで展示準備の進行状況を誰でも確認できるようになります。

また「〜○月まで」といった期限を予め知っている場合は、それもカテゴリ名にメモしておくと準備の優先度を把握しやすくなります。

以下の画像は、北海道ビジネスEXPO2023の出展準備の際に作成した実際のチェックリストです。

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②展示物の制作には余裕を持つようにする

「展示物」と一言で言っても、それが自社の商品であるか、ポスターであるかなど、内容はさまざまです。

展示物を準備する際のポイントは制作時間を考慮に入れてイベントの当日に間に合うようにスケジュールを作り、進行していくことです。

特に、パンフレットやバナーなどの印刷物は納期が必要なので、余裕を持って制作を始めることが大切です。

参考までにリーグラフィが北海道ビジネスEXPOに初出展するにあたり、我々が制作したアイテムの

・制作個数
・デザイン制作にかかった期間
・納期（印刷の注文から商品が発送されるまで）
をまとめました。

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印刷会社や注文枚数にもよりますが、発注から商品の受け取りまでには大体1週間～3週間程度かかります。
いくつかの印刷会社から見積もりを取る時間、デザイン作成時間、発送時間を逆算して、制作を進行することをおすすめします。

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③ブースが完成したら遠くから見て確認する

ブースが完成し、いよいよ開場となる際にはより良いブースを作るために遠くからブースを観察することが重要です。
具体的に注目すべき点は以下の通りです。

・レイアウトは計画通りか
・照明が影になっていないか
・遠目で見て全体のバランスが良いか
・配布物が不足しないように準備できているか
・ポスターなどの文字は読める大きさか

可能であれば、会社のスペースで事前にブースを同じように組み立てて確認することをおすすめします。

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展示ブース戦略　ポイントのまとめ

1. 展示に必要なアイテムをリストアップする
2. 展示物の制作には余裕を持つようにする
3. ブースが完成したら遠くから見て確認する

人を引き寄せるための展示ブース戦略をご紹介しました。
展示会に出展を考えられている方は、ブース制作の参考にしていただけますと幸いです。

また今回のイベントの出展にあたり、リーグラフィでもスケジュール調節の難しさ、ブースの雰囲気作りの大切さなどを感じました。これからイベントに出展する際にはより魅力的なブースで皆様をお迎えできるように、力を入れて参ります。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。